Sponsorensuche
Lokale Sponsoren finden für den Sportverein: Der praktische Leitfaden vom ersten Kontakt bis zur Zusage
Von Marco Castro · · 10 Min. Lesezeit
Viele Vereine verschicken ihre Sponsoringmappe an zwanzig Firmen und warten. Meistens kommt nichts zurück. Das liegt selten am Verein, sondern am Vorgehen. Sponsoring ist Beziehungsarbeit: Wer lokale Sponsoren finden will, muss die richtigen Firmen auswählen, die richtige Person erreichen und ein gutes Gespräch führen. Dieser Leitfaden zeigt den Weg vom leeren Blatt bis zur ersten Zusage, Schritt für Schritt und ohne Agentursprache.
Warum die Sponsorensuche oft nicht funktioniert
Die meisten Absagen entstehen, bevor überhaupt jemand die Anfrage liest. Die Mail geht an info@, der Betreff lautet «Sponsoringanfrage», im Anhang liegt ein PDF mit zwölf Seiten Vereinsgeschichte. Für ein Unternehmen ist das eine von vielen Anfragen in der Woche.
Dazu kommt: Die Sponsorensuche läuft oft nebenbei, kurz vor Saisonbeginn und ohne klare Zuständigkeit. Dann fehlt die Zeit zum Nachfassen, und gute Kontakte versanden.
- Anfragen ohne Namen der Ansprechperson
- Kein klarer Gegenwert, nur die Bitte um Unterstützung
- Dieselbe Mappe für den Getränkehändler und die Regionalbank
- Kein Nachfassen nach der ersten Mail
- Start drei Wochen vor Saisonbeginn, wenn Budgets längst verteilt sind
Zuerst klären: Was kann Ihr Verein einem Unternehmen bieten?
Bevor Sie Firmen suchen, sollten Sie wissen, wofür ein Unternehmen bei Ihnen Geld ausgibt. «Wir sind ein sympathischer Verein» reicht nicht. Fragen Sie sich ehrlich, welche Menschen Sie erreichen und in welchem Rahmen.
Ein Beispiel: Ein Handballverein mit 180 Mitgliedern, davon 110 Junioren, erreicht vor allem junge Familien aus drei Gemeinden. Für eine Zahnarztpraxis, einen Velohändler oder eine Bäckerei ist das interessant. Für einen internationalen Industriekonzern eher nicht.
- Wie viele Mitglieder, Teams und Familien gehören zum Verein?
- Wie viele Zuschauerinnen und Zuschauer kommen an ein Heimspiel oder Turnier?
- Welche Anlässe organisieren Sie, und wer besucht sie?
- Welche Kanäle haben Sie: Website, Instagram, Newsletter, Matchblatt?
- Wofür steht Ihr Verein im Dorf: Nachwuchs, Integration, Gesundheit, Geselligkeit?
Welche Unternehmen passen und wie Sie sie recherchieren
Eine gute Liste ist kurz und begründet. Zwanzig passende Firmen bringen mehr als zweihundert zufällige. Suchen Sie im direkten Umfeld des Vereins, also dort, wo Ihre Mitglieder wohnen, einkaufen und arbeiten.
Gute Quellen für lokale Firmen
- Die eigene Mitgliederliste: Wo arbeiten Eltern, Trainerinnen und Gönner?
- Inserate in Gemeindeblatt und Lokalzeitung
- Gewerbeverein und Handwerkerverband der Gemeinde
- Firmen, die bei anderen Vereinen in der Region sichtbar sind
- Neue Geschäfte, Neubauten und Firmen mit offenen Lehrstellen
Woran Sie erkennen, ob eine Firma passt
Eine Firma passt, wenn ihre Kundschaft oder ihre künftigen Mitarbeitenden in Ihrem Umfeld zu finden sind. Ein Sanitärbetrieb, der Lernende sucht, hat ein echtes Interesse an einem Verein mit vielen Jugendlichen. Notieren Sie pro Firma in einem Satz, warum gerade sie zu Ihnen passt. Diesen Satz brauchen Sie später im Erstkontakt.
Die richtige Ansprechperson finden
In kleinen Betrieben entscheidet meist die Inhaberin oder der Inhaber. In grösseren Firmen sind es Geschäftsführung, Marketing oder die Leitung der lokalen Filiale. Finden Sie einen Namen, bevor Sie schreiben.
Hilfreich sind die Firmenwebsite, das Handelsregister für Inhaber und Geschäftsführende, LinkedIn und ganz einfach ein kurzer Anruf: «Wer ist bei Ihnen für Sponsoring oder Engagements in der Region zuständig?» Die meisten Empfangspersonen geben diese Auskunft gerne.
Am stärksten ist der Weg über Ihr Netzwerk. Wenn ein Vereinsmitglied die Inhaberin kennt, bitten Sie um eine kurze Vorstellung. Eine Empfehlung öffnet Türen, die eine kalte Mail nicht öffnet.
Erstkontakt: E-Mail, Telefon oder persönliches Netzwerk
Es gibt keinen einzig richtigen Kanal. Wichtig ist, dass der erste Kontakt kurz ist und ein Ziel hat: einen Termin von zwanzig Minuten, nicht sofort eine Zusage.
Per E-Mail
Kurz, persönlich, ohne grossen Anhang. Nennen Sie den Grund, warum Sie gerade diese Firma anschreiben, und schlagen Sie ein Gespräch vor. Die Mappe schicken Sie erst, wenn Interesse da ist, oder nehmen sie mit ins Gespräch.
Per Telefon
Ein Anruf wirkt oft verbindlicher. Bereiten Sie zwei, drei Sätze vor und fragen Sie, ob ein kurzes Treffen möglich ist. Wenn die Person keine Zeit hat, vereinbaren Sie einen Rückruf und schicken danach eine kurze Mail als Erinnerung.
Über das Netzwerk
Bitten Sie das Vereinsmitglied, den Kontakt herzustellen, zum Beispiel mit einer kurzen Mail an beide. Danach übernimmt die sponsoringverantwortliche Person.
Muster für eine erste Kontakt-E-Mail
Betreff: Kurze Anfrage vom FC Beispielwil – Junioren aus Ihrer Region
Guten Tag Frau Muster
Ich bin im Vorstand des FC Beispielwil und für unsere Partnerschaften zuständig. Bei uns spielen rund 140 Kinder und Jugendliche aus Beispielwil und den Nachbargemeinden. Viele ihrer Familien wohnen im Einzugsgebiet Ihres Geschäfts.
Gerade weil Sie Lernende suchen, könnte eine Zusammenarbeit für beide Seiten spannend sein. Ich würde Ihnen gerne in zwanzig Minuten zeigen, was wir anbieten können, und vor allem hören, was Ihnen wichtig ist.
Passt Ihnen ein kurzes Treffen in den nächsten zwei Wochen? Ich komme gerne bei Ihnen vorbei.
Freundliche Grüsse, Name, Funktion, Telefonnummer
Passen Sie die Mail immer an die Firma an. Wenn der Grund im zweiten Absatz für jede Firma gleich klingt, ist er zu allgemein.
Das Sponsorengespräch vorbereiten und führen
Das Gespräch ist der wichtigste Moment. Hier entscheidet sich, ob aus einer Anfrage eine Partnerschaft wird. Planen Sie es wie eine Vorstandssitzung: mit Ziel, Unterlagen und klarer Rollenverteilung.
Vorbereitung
- Was macht die Firma, wen sucht sie als Kundschaft oder Personal?
- Welche zwei, drei Angebote aus Ihrem Verein könnten passen?
- Eine kurze Mappe oder ein Blatt mit Ihren wichtigsten Zahlen
- Wer geht mit? Ideal sind zwei Personen, eine führt das Gespräch
Im Gespräch
Fragen Sie zuerst und präsentieren Sie danach. Was will die Firma in der Region erreichen? Hat sie schon Erfahrungen mit Sponsoring gemacht? Was war gut, was nicht? Erst dann zeigen Sie, wie Ihr Verein dabei helfen kann. Halten Sie am Schluss fest, wie es weitergeht und bis wann Sie ein Angebot schicken.
Nachfassen, ohne aufdringlich zu sein
Viele Zusagen kommen erst nach dem zweiten oder dritten Kontakt. Nachfassen ist deshalb kein Betteln, sondern normaler Teil der Arbeit.
- Nach dem Gespräch: am gleichen oder nächsten Tag ein Dankeschön mit kurzer Zusammenfassung
- Angebot innerhalb der versprochenen Frist schicken
- Ohne Antwort: nach rund zehn Tagen freundlich nachfragen
- Ohne Antwort nach dem zweiten Mal: einmal anrufen, danach respektvoll abschliessen
- Eine Absage annehmen und fragen, ob Sie im nächsten Jahr wieder anfragen dürfen
Häufige Fehler bei der Sponsorensuche
- Die Sponsoringmappe als Ersatz für das Gespräch verwenden
- Nur über den Verein reden statt über die Ziele der Firma
- Beträge nennen, ohne klare Gegenleistung
- Zusagen nicht schriftlich festhalten
- Nach dem Abschluss erst wieder melden, wenn die nächste Rechnung kommt
Eine realistische 30-Tage-Checkliste
Für einen Verein mit ehrenamtlichem Vorstand ist dieser Plan machbar, wenn eine Person rund zwei bis drei Stunden pro Woche einsetzen kann.
| Zeitraum | Aufgabe | Ergebnis |
|---|---|---|
| Woche 1 | Ziel, Betrag und Angebote klären, Zahlen sammeln | Ein Blatt mit Ihrem Gegenwert |
| Woche 2 | 20 passende Firmen recherchieren, Ansprechpersonen finden | Kontaktliste mit Namen und Begründung |
| Woche 3 | Erste 10 Firmen kontaktieren, Netzwerk aktivieren | 3 bis 5 vereinbarte Gespräche als Ziel |
| Woche 4 | Gespräche führen, Angebote schicken, nachfassen | Konkrete Angebote im Umlauf |
Ihr nächster Schritt
Starten Sie mit der Liste. Schreiben Sie heute zehn Firmen aus Ihrem Umfeld auf und notieren Sie zu jeder einen Satz, warum sie passt. Damit haben Sie die Grundlage für alles Weitere.
Wenn Sie dabei Unterstützung möchten, hilft Three Eleven bei der Analyse, beim Sponsoringkonzept und bei der Ansprache von Unternehmen.
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